Lexware Zeiterfassung – einfach erklärt

Lexware Lohn & Gehalt (heute: Lexware lohn+gehalt) ist besonders in kleinen und mittelstaendischen Unternehmen weit verbreitet, die die Lohnabrechnung intern ohne Steuerberater abwickeln. Die Schnittstelle zur Zeiterfassung uebergibt Stundendaten, Lohnarten und Fehlzeiten im Lexware-Import format direkt an die Abrechnungssoftware.

Im Unterschied zu DATEV (Steuerberater-zentriert) oder SAGE (Mittelstand mit eigener Buchhaltung) richtet sich Lexware an Selbstbuchhalter: Inhaber oder Buchhalter im Betrieb rechnen selbst ab. Eine nahtlose Zeiterfassungsschnittstelle ist fuer diese Zielgruppe besonders wertvoll — sie spare nicht nur Zeit, sondern verhindert auch Tippfehler bei der manuellen Stundeneingabe.

Welche Daten braucht Lexware Lohn & Gehalt aus der Zeiterfassung? Mindestens: Gesamtstunden pro Mitarbeiter pro Monat, Urlaubstage, Krankentage. Professionell: differenzierte Lohnarten (Normalstunden, Ueberstunden, Nachtstunden, Feiertagsstunden, Bereitschaft) mit den in Lexware definierten Lohnartenbezeichnungen.

Korrekte Zuordnung ist steuerlich relevant: Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlaege sind nach Par. 3b EStG bis zu bestimmten Grenzen steuerfrei. Zeiterfassungssoftware mit Lexware-Schnittstelle erkennt anhand des Buchungszeitpunkts (Nacht: 20:00–6:00 Uhr, Sonn- und Feiertage) die richtige Lohnart und uebergibt sie korrekt — ohne manuellen Eingriff.

Viele Betriebe nutzen Lexware nur fuer einen Teil der Belegschaft (z. B. gewerbliche Mitarbeitende) und DATEV fuer kaufmaennische Angestellte (via Steuerberater). Ein gutes Zeiterfassungssystem exportiert in beide Formate aus einer einzigen Datenbasis — ohne Parallelerfassung.